La nécessité de fluidifier la communication dans le recrutement

14/06/21

Auteur : Sanjay

7mn de lecture

La nécessité de fluidifier la communication dans le recrutement



Pendant le processus de recrutement de nombreuses parties prenantes interviennent. Le.a candidat.e se retrouve donc à échanger avec plusieurs interlocuteurs ce qui peut parfois apporter de la confusion dans le processus.

A l'aube des élections régionales dont la première vague se tiendra ce week-end, une Govtech est de plus en plus plébiscitée par les collectivités territoriales. Forte d’une levée de fonds de 2.4 millions d’euros, Manty, créée en janvier 2017, a pour ambition de repenser la manière dont les collectivités gèrent et exploitent leurs données, en vue d’améliorer le quotidien de leurs administrés et de prendre des décisions plus éclairées.

Beatriz Sanchez DRH chez Manty a mis en place from scratch tout le processus de recrutement et son évolution. Entretien.

Beatriz, pourrais tu te présenter rapidement et nous expliquer quelle est la fonction que tu occupes ?

Hello, je suis Beatriz, Head of People chez Manty depuis 1 an et demi déjà. Tous les sujets qui touchent aux collaborateurs entrent dans mon champ d’action : l’engagement, le droit social, la performance, le recrutement ou encore la rémunération.

Quelle est la part qu’occupe le recrutement dans tes missions ?

Le recrutement est crucial pour nous. Surtout en étant une jeune entreprise à taille humaine, chaque personne a un impact très important dans notre quotidien. Nos collaborateurs sont le pilier le plus important chez Manty et nous avons la chance d’avoir une super équipe aujourd'hui que nous aimerions faire grandir sereinement avec les bonnes personnes.

La part consacrée au recrutement dépend de la période à laquelle on se réfère. En période pleine, le recrutement atteint 75 % voire 90 % de mon temps. Au cours de cette période, je peux réaliser jusqu’à 25 entretiens par semaine. A l’inverse en période creuse, le recrutement mobilise au minimum 30% de mon temps car nous avons des postes ouverts en permanence ( avis aux intéressée.e.s ;))

A l’image de l’allocation de son temps, la solution déployée par Manty, permet notamment aux collectivités de déterminer les heures pleines et les heures creuses d’un espace public et d'en optimiser la gestion.

Pourrais-tu nous expliquer comment fonctionne le processus de recrutement chez Manty ?

Le processus de recrutement se doit d’être aussi efficace qu’agréable pour toutes les parties prenantes mobilisées. C’est pour cela, que nous avons longuement étudié ce qui fonctionnait le mieux et nous l’avons adapté à nos besoins et attentes.

Finalement, nous avons décidé de structurer notre processus de la façon suivante :

Le screening RH (premier entretien) dont l’objectif est de faire connaissance avec le.a candidat.e. Cette porte d'entrée qui met entre 30 à 45 min pour s'entrouvrir, nous permet de comprendre les forces et les motivations de la personne. Si les valeurs, les compétences essentielles et le comportement du/de la candidat.e s’accordent avec le poste et notre culture d’entreprise, la porte s’ouvre vers la seconde étape du processus.

Deuxième entretien : le manager du poste à pourvoir ou notre CEO, Mathieu Nohet, est à la manœuvre. Au cours de cette entrevue, nous souhaitons comprendre le parcours et les différentes expériences qui ont rythmé la vie professionnelle du/de la candidat.e. Suite à ses réponses, quels sont les traits de sa personnalité qui vont ressortir ?... En étant une start-up à taille humaine, nous recherchons des candidat.e.s avec un grand sens de l’ownership, qui prennent leurs responsabilités très au sérieux dans un environnement qui avance vite.

Troisième entretien : l’évaluation des compétences en détail dont le point d’orgue sera la réalisation d’un test technique ou d’un business case. Durant cette étape, un membre de l'équipe sera mobilisé.

Cette entrevue se scinde en deux parties. D’une part l’entretien formel au cours duquel des questions classiques vont lui être posées. D'autre part, l’évaluation technique.

Nous nous efforçons d’intégrer nos collaborateurs dans le processus afin d'accroître leur engagement. Cette responsabilisation permet également de véhiculer une culture d’entreprise et une marque employeur forte auprès du/de la candidat.e.

Si des doutes émergent, à l’issue de cette troisième étape, nous pouvons mettre en place un dernier entretien. Le cas échéant, nous expliquons au/à la candidat.e, avec beaucoup de bienveillance, les raisons pour lesquelles nous souhaitons organiser cet entretien supplémentaire.

Parfois entre cet entretien et l'entretien fit ou parfois à la fin. Nous pouvons également prendre des références pour mieux comprendre comment la personne interagissait avec ses équipes précédentes et sa façon de travailler.

Dernier entretien : le “Fit interview", nous invitons un des cofondateurs et un membre de l’équipe en même temps. Cette ultime étape vise à s’assurer que la personne s'épanouit dans notre environnement de travail. Nous prenons tout en compte, tous les entretiens, les réponses recueillies lors de la prise de références et nous confrontons les aspirations et les valeurs du/de la candidat.e avec la mission et les valeurs de Manty.

Le recrutement est un exercice de deux côtés, c’est aussi un processus pour que le.a candidat.e soit sûr.e d'intégrer une entreprise. Si besoin, on propose de rencontrer plus de personnes pour poser plus de questions et mieux se projeter.

Important à prendre en compte : ce sont toujours les candidat.e.s qui choisissent les créneaux des entretiens, ce sont eux/elles qui fixent le rythme du processus. J’envoie toujours un lien calendly, afin d'éviter les aller-retours entre les managers et les candidat.e.s et tout reste plus fluide.

Combien de personnes sont impliquées en moyenne dans un processus ?

5 à 6 personnes composent le processus de recrutement. Bien qu’étant une start up composée de 25 collaborateurs.ices, nous sommes convaincus que la mobilisation de plusieurs acteurs tout au long du processus est aussi bénéfique pour le.a candidat.e que pour nos salarié.e.s qui l’animent. Et c’est toujours moi qui reste l’interlocutrice privilégiée des candidat.e.s.

Comment se passe la formation / accompagnement des managers sur le processus de recrutement ?

C’est une bonne question. C’est “impossible” pour moi d’envoyer un.e collaborateur.ice à un entretien pour la première fois sans lui expliquer au moins notre processus et notre approche. Pour que l’entretien soit le plus efficace possible, la personne doit savoir quelles questions poser pour bien évaluer une compétence, tout comme les questions qu’elle ne doit pas poser c’est aussi important (parfois ce n’est pas évident, on ne sait jamais) , quel est l’objectif à atteindre au cours de cet entretien, etc. Chaque entretien est très important et vis-à-vis du respect du/de la candidat.e, nous ne pouvons pas nous permettre de ne pas être prêts et formés. Ainsi, en amont de chaque étape, tous.tes les collaborateurs.ices qui interviennent durant le processus ont une petite formation en recrutement que je dispense.

En plus, nous avons mis en place des fiches Notion qui explicitent la méthodologie à respecter.

Qu’il s’agisse d’un stage, ou d’un CDI pour un poste tech, il existe des templates prédéfinies qui répertorient les objectifs à atteindre. Chaque collaborateur.ice a également la possibilité d’ajouter un commentaire en marge de chaque objectif pour que son successeur puisse avoir une meilleure connaissance du/de la candidat.e.

A l’issue du pipeline, une checklist permet de s’assurer que les infos les plus importantes pour les candidat.e.s ont bien été évoquées : la mission, les valeurs, la culture de Manty, les objectifs du poste, les points forts et les points faibles du/de la candidat.e…Sinon, la prochaine personne à rencontrer le.a candidat.e le saura et pourra évoquer les points manquants.

Exemple :

C’est très important que les candidat.e.s aient toute l’information sur nous et sur le poste.

En procédant ainsi, nous parvenons à :

  • éviter les doublons qui peuvent alourdir le processus de recrutement et désengager le.a candidat.e qui sera dans l’obligation de répéter le même discours à plusieurs interlocuteurs.ices.
  • distiller l’intégralité de l’information que nous estimons nécessaire.
  • valoriser nos collaborateurs.ices dans la mesure où nous les responsabilisons et les intégrons dans le processus de recrutement.

Comment sont centralisées les informations ?

Les informations sont centralisées sur Notion où nous avons créé notre propre "job board". En qualité de DRH, je m'attelle au bon déroulement du processus : les set up interviews, l’envoi du test technique ou du business case, la communication permanente avec le.a candidat.e, que sa candidature ait été acceptée ou non…En clair, je gère chaque maillon du processus telle une cheffe d’orchestre (rires).

On parle de plus en plus de valoriser “l'expérience candidat”. As-tu mis en place un processus particulier pour fluidifier les communications entre les différentes parties prenantes ?

Oui, c’est tout ce qui a été dit précédemment. L'expérience candidat démarre dès la première prise de contact avec lui.

Nous avons tous.tes été candidat.e.s, au moins une fois dans la vie. Il ne faut pas oublier que ça reste un exercice parfois un peu stressant. Ma priorité est de trouver les bonnes personnes pour Manty en gardant un processus le plus bienveillant et agréable possible pour les candidat.e.s.

Lorsque le.a candidat.e est "coopté.e" par un.e salarié.e, comment gérez-vous les informations qui lui sont communiquées ? Par exemple, quelles informations sur l’évolution du processus sont communiquées au/à la salarié/e qui coopte ?

Nous souhaitons nous rapprocher de PeerLink qui est une entreprise innovante dans le domaine des RH tout comme Refty.

En clair, il est très important que le processus soit efficace et fluide. Il ne faut surtout pas que ce soit pénible pour les équipes et le.a candidat.e. Notre processus permet ainsi d’objectiver la candidature par :

  • l’implication de plusieurs points de vue (en valeur et en volume)
  • des mesures structurées et standardisées pour avoir une expérience candidat et collaborateur la plus positive possible.

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